Votre messagerie Exchange héberge les boites aux lettres de tous les collaborateurs de la société et le carnet d’adresses global affiche la liste de toutes ces personnes. Des cas particuliers nécessitent de créer un compte Exchange mais sans que celui-ci soit public ou puisse être contacté par les collègues. Par exemple, un compte de service, l’agent POP ou SMTP d’une application métier, une boite qui envoie des notifications, un salarié qui vient de quitter la société mais dont la boite doit encore être ouverte pendant quelques jours. Les raisons ne manquent pas pour ne pas lister une adresse mail dans le carnet d’adresse de l’entreprise, qui est affiché dans tous les logiciels Outlook de la société.

Ce tutoriel explique comment masquer une adresse e-mail du répertoire Exchange Online, la solution de messagerie en cloud hébergée chez Microsoft avec un abonnement Office 365 Business Premium ou E3 (aussi appelée Exchange 365 ou Office Online). Il est nécessaire d’avoir un compte administrateur sur la console web de gestion Office 365 / Exchange Online pour pouvoir procéder à ces modifications. Cette procédure est graphique, bien qu’il existe une méthode par Exchange Online PowerShell.

 

Masquer une boite aux lettres Exchange Online de la liste d’adresses globale

1. Ouvrir un navigateur et se connecter à l’administration Office 365, Microsoft 365 centre d’administration.

2. Aller dans Utilisateurs, Utilisateurs actifs.

tutoriel Office 365 Exchange Online utilisateurs actifs active users

3. Chercher et cliquer sur le compte utilisateur dont il faut masquer l’adresse dans le répertoire Outlook.

4. A l’onglet Courrier, trouver « Afficher dans la liste d’adresses globale » et cliquer sur « Gérer la visibilité de la liste d’adresses globale » :

tutoriel Office 365 Exchange Online masquer adresse carnet

5. Désactiver l’option « Afficher dans la liste d’adresses de mon organisation » et valider par le bouton Enregistrer :

tutoriel Office 365 Exchange Online masquer adresse carnet

6. L’adresse est indiquée comme ne plus être visible dans la liste d’adresses globales :

tutoriel Office 365 Exchange Online masquer adresse carnet

7. Le compte utilisateur ne sera plus présent dans le carnet d’adresses de l’entreprise. Si la modification n’est pas immédiate, celle-ci sera appliquée au cours de la nuit prochaine.