Concurrent direct de Google Drive et ses logiciels en ligne de traitement de textes, tableur et présentation, Microsoft a renommé ses Office Web Apps en Office Online. Un nom plus évocateur et un accès simplifié pour se faire connaitre davantage du grand public qui n’utilisait que très peu la suite bureautique en ligne.

Que contient Office Online ? Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Chacun a un usage différent : Word pour le traitement de textes, Excel pour les feuilles de calcul, PowerPoint pour créer des diapositives, OneNote pour la prise de notes.

Quels sont les avantages d’Office Online ? Une copie conforme des logiciels de la suite Office avec les mêmes menus, un accès depuis n’importe quel ordinateur/tablette/smartphone dans le monde et une intégration parfaite à Windows 8 via OneDrive (ex-SkyDrive), le cloud de Microsoft. De plus, l’accès à ces logiciels est gratuit, ne nécessite qu’un compte mail Outlook ou Hotmail. La suite en ligne fait cependant l’impasse sur certaines fonctionnalités des logiciels.

Office Online peut avantageusement remplacer la suite gratuite Office 2010 Starter pour bénéficier des dernières nouveautés et une compatibilité avec les tablettes, smartphones et ordinateurs de toute sorte (Mac et Linux également).

 

Test de la suite bureautique en ligne Office Online

L’accès se fait par l’adresse office.com et il faut se connecter avec l’adresse mail d’un compte Outlook / Hotmail. Il est également possible d’y accéder par la partie mail outlook.com : en haut à gauche, cliquer sur la flèche à côté de Outlook et choisir le logiciel désiré entre Word, Excel, PowerPoint ou OneNote. La vignette OneDrive reprend tous les documents en ligne, donc également ceux synchronisés depuis un ordinateur du même compte Microsoft.

Les fonctions d’Office Online sont moins nombreuses que sur un Word ou Excel complet mais les plus courantes sont disponibles.

Les raccourcis clavier fonctionnent mais il faudra prendre de nouvelles habitudes : mettre du texte en gras se fait par CTRL + B et plus par CTRL + G.

Office Online Word gratuit

Aperçu de Word Online

Office Online Excel gratuit

Aperçu de Excel Online

Office Online PowerPoint gratuit Linux

Aperçu de Word Online sur Linux Ubuntu

 

Sauvegarder un document sur son PC

Parce que créer un document implique souvent de l’envoyer à d’autres personnes, les fonctions de partage ne sont pas oubliées pour l’édition en ligne ou l’enregistrement aux classiques formats DOCX, XLSX, PPTX et PPSX. A noter que la célèbre disquette, icône pour enregistrer un document, n’existe plus car les modifications sont automatiquement enregistrées dans le cloud. Pour avoir une copie au format habituel et le copier sur clé USB ou l’envoyer en pièce-jointe dans un mail, passer par le menu Fichier, Enregistrer sous et Télécharger.

Office Online enregistrer document

Là, une autorisation est demandée pour accepter le téléchargement de fichiers depuis le navigateur :

Office Online enregistrer document

Puis on enregistre le document comme si on téléchargeait un fichier depuis un site internet :

Office Online enregistrer document

 

Synchronisation de documents avec OneDrive

Comme tout logiciel dans le « cloud », l’enregistrement se fait automatiquement dans l’espace de stockage dédié, ici OneDrive lié au compte mail Microsoft. Par défaut, 7Go sont offerts pour conserver documents, photos et tous les autres fichiers que vous jugerez utiles de garder dans le nuage, pour avoir une sauvegarde complémentaire ou pour y accéder depuis n’importe où.

Office Online documents hors ligne

Par défaut, ces documents sont disponibles « en ligne uniquement » , ce qui implique une connexion internet pour consulter ou modifier ces fichiers. Un simple clic droit « Rendre disponible hors connexion » permet d’y accéder peu importe les conditions, un exemplaire sera enregistré sur l’ordinateur.