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Débutant iOS (iPhone iPad)

Outlook sur iOS : installer le thème noir

Comme sur d’autres applications sur mobile, le thème noir est une fonction se démocratise pour offrir la possibilité aux utilisateurs d’inverser les couleurs de leurs outils. A la manière de Facebook Messenger par exemple, l’application mobile Microsoft Outlook permet aussi d’avoir un fond noir et des textes en blanc. Ce paramètre améliore l’accessibilité pour les personnes malvoyantes (ergonomie) ou pour soulager les yeux en ayant moins de lumière renvoyée par le téléphone, surtout en soirée. Aussi la consommation de batterie du smartphone pourrait être améliorée puisque moins de pixels blancs sont allumés. Il s’agit généralement une préférence personnelle de choisir un fond noir plutôt que blanc, une question de confort visuel dans ce mode de contraste inversé.

Ce tutoriel explique comment passer l’application Microsoft Outlook en thème sombre, sur smartphones et tablettes iOS, soit iPhone et iPad. Un Dark Mode officiellement proposé par Microsoft, l’éditeur de l’app mobile. Il faut évidemment avoir une version récente du programme de messagerie. Si cette procédure ne fonctionne pas sur votre mobile, il faudra ouvrir l’App Store pour télécharger et installer les dernières mises à jour disponibles.

 

Configurer le thème noir / dark mode sur Outlook pour iPhone et iPad

1. Ouvrir l’application mobile Microsoft Outlook.

2. Appuyer sur la photo du compte, en haut à gauche de l’écran :

3. Dans le menu qui s’ouvre, appuyer sur la roue dentée en bas à gauche (icône des Paramètres de l’app) :

4. Dans la liste qui s’affiche, descendre jusqu’aux « Préférences » et appuyer sur Apparence :

5. Choisir entre « Léger« , « Sombre » et « Valeur par défaut du système » :

L’option « Valeur par défaut du système » va s’adapter au thème configuré sur le système d’exploitation mobile, à savoir Apple iOS. Si iOS est configuré en thème noir, l’application Outlook de Microsoft sera déjà par défaut en dark mode.

6. La modification est immédiate, le thème sombre / noir / dark mode s’applique instantanément.

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Android Débutant

Outlook sur Android : installer le thème noir

Comme sur d’autres applications sur mobile, le thème noir est une fonction se démocratise pour offrir la possibilité aux utilisateurs d’inverser les couleurs de leurs outils. A la manière de Facebook Messenger par exemple, l’application mobile Microsoft Outlook permet aussi d’avoir un fond noir et des textes en blanc. Ce paramètre améliore l’accessibilité pour les personnes malvoyantes (ergonomie) ou pour soulager les yeux en ayant moins de lumière renvoyée par le téléphone, surtout en soirée. Aussi la consommation de batterie du smartphone pourrait être améliorée puisque moins de pixels blancs sont allumés. Quoi qu’il en soit, c’est généralement une préférence personnelle de choisir un fond noir plutôt que blanc.

Ce tutoriel explique comment passer l’application Microsoft Outlook en thème sombre, sur smartphones et tablettes Android. Un Dark Mode officiellement proposé par Microsoft, l’éditeur de l’app mobile. Il faut évidemment avoir une version récente du programme de messagerie. Si cette procédure ne fonctionne pas sur votre mobile, il faudra ouvrir le Play Store de Google pour télécharger et installer les dernières mises à jour disponibles.

 

Configurer le thème noir / dark mode sur Outlook pour Android

1. Ouvrir l’application mobile Microsoft Outlook.

2. Appuyer sur la photo du compte, en haut à gauche de l’écran :

3. Dans le menu qui s’ouvre, appuyer sur la roue dentée en bas à gauche (Paramètres) :

4. Dans la liste qui s’affiche, descendre jusqu’au groupe « Préférences » et appuyer sur Thème :

5. Choisir entre « Clair« , « Sombre » et « Valeur par défaut du système » :

L’option « Valeur par défaut du système » va s’adapter au thème configuré sur le système d’exploitation mobile, à savoir Google Android. Si Android est configuré en thème noir, l’application Outlook de Microsoft sera déjà par défaut en dark mode.

6. La modification est immédiate, le thème sombre / noir / dark mode s’applique instantanément.

Il suffira donc de retourner dans ce menu pour remettre le thème clair, ou fond blanc, à l’application Outlook sur Android.

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Débutant Logiciels

Outlook : programmer un envoi de mail

Ce tutoriel explique comment envoyer un message plus tard, c’est-à-dire à une date et une heure définie dans le futur, avec le logiciel Outlook du pack Microsoft Office. Cela peut servir pour souhaiter un anniversaire, faire semblant de travailler en soirée ou le week-end, programmer une relance de facture client ou prévoir un rappel par courriel.

Si la fonction existe maintenant aussi dans Gmail version web et application mobile, cette procédure est adaptée au logiciel Outlook dont les entreprises équipent généralement leurs collaborateurs. Il n’est pas obligatoire d’avoir une adresse e-mail professionnelle pour bénéficier de cette option, cela fonctionnera aussi avec un compte Orange, Hotmail, SFR, Videotron, etc mais toujours avec le logiciel Outlook. De nombreux tutoriels pour Outlook existent sur WindowsFacile.

Envoyer un mail plus tard, planifier l’envoi d’un mail, on dira en anglais schedule or delay sending. Une action facile qui se fait en quelques clics seulement. Aucune trace de l’envoi différé ne sera indiquée dans le message, les destinataires ne se rendront pas comptes que vous aviez programmé l’envoi à l’avance.

 

Programmer un envoi de mail avec le logiciel Outlook

1. Ouvrir l’application Microsoft Outlook, du pack Office.

2. Rédiger un nouveau message ou une réponse à un mail.

3. Cliquer sur le menu Options :

4. Cliquer sur le bouton « Différer la livraison » (Delay Delivery si Outlook est en anglais) :

5. Trouver les « Options de remise » et cocher la ligne « Ne pas envoyer avant » et régler la date et l’heure d’envoi :

Sur les logiciels en anglais, l’option s’appelle « Do not deliver before » dans le menu Delay Delivery.

6. Cliquer sur « Fermer » pour revenir au message.

7. Cliquer sur le bouton « Envoyer » pour programmer l’envoi. Le message se place dans la Boite d’envoi en attendant le moment venu.

8. Le mail sera envoyé à la date et à l’heure prévue et une copie sera présente dans les Eléments envoyés de la boite aux lettres.

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Débutant Internet

Microsoft peut supprimer un compte Hotmail ou Outlook : comment éviter ça

Le titre n’est pas trompeur. Microsoft se réserve le droit de fermer un compte si celui-ci n’a pas été utilisé depuis un long moment. Cela concerne tous les comptes Microsoft, de la boite Hotmail / Outlook au compte Xbox Live. La nouvelle politique de sécurité de Microsoft entre en vigueur le 30 août 2019 explique comment et pourquoi « Microsoft may close your account due to account inactivity » en mentionnant quelques cas particuliers où rien ne sera fait. Ne pas perdre son compte Microsoft est très facile, explications.

 

Suppression automatique d’une boite mail Outlook ou Hotmail

Microsoft considère qu’un compte est inactif lorsqu’il n’a pas été utilisé durant les deux dernières années. Si vous n’avez pas utilisé votre boite Hotmail (@hotmail.fr @hotmail.com), Outlook (@outlook.fr @outlook.com) ou ancien nom (@msn.com @live.fr @live.com), alors Microsoft se permettra de fermer ce compte.

Il est possible que vous utilisez un compte Microsoft pour ouvrir une session sur un ordinateur Windows 10 ou Windows 8 / 8.1 Si tel est le cas, Microsoft ne va pas considérer ce compte comme inactif, même si vous n’utilisez pas la messagerie associée. Mais cela n’exclut pas d’aller vérifier de temps en temps si un mail d’information n’est pas arrivé, au sujet du compte de l’ordinateur.

 

Compte Xbox

Pour jouer en ligne avec une console de jeux Xbox, il est nécessaire d’avoir un compte Xbox Live. Ce compte est une adresse mail hébergée chez Microsoft et même si vous n’utilisez pas ce courriel pour des échanges de messages, il faudra de temps en temps aller consulter cette boite aux lettres.

 

Pourquoi Microsoft veut supprimer des comptes mail ?

Trois raisons à cela :

1. Ancien compte = ancien mot de passe, certainement avec une sécurité très basique. Pour lutter contre le piratage, Microsoft vous protège et se protège en éliminant des comptes avec un mot de passe trop faible.

2. Se conformer au RGPD, le règlement général sur la protection des données est entré en vigueur en mai 2018 et impose aux entreprises de justifier pourquoi elles collectent et traitent autant de données. Moins de comptes mails actifs = moins de comptes à justifier, surtout si ceux-ci ne sont plus utilisés.

3. Héberger des boites mails coûte des ressources informatiques, donc de l’argent. Et puisqu’un compte Hotmail, Outlook et Xbox est gratuit, Microsoft économise de fait du stockage, des serveurs et de la bande passante.

 

Comment ne pas perdre son compte Outlook, Hotmail, Xbox ?

Inutilisé ne veut pas dire inutile, mais il faudra prendre 30 secondes chrono pour ne pas subir de désagrément. Microsoft précise : « You must sign in to your Microsoft account at least once in a two-year period to keep your account active » –> Il faut se connecter au moins une fois tous les deux ans pour que le compte Microsoft ne soit pas supprimé. C’est tout. Une simple authentification depuis un ordinateur ou un mobile, sans même avoir à lire ses messages non lus, pour garder le compte actif. Mais vous ne recevrez aucun rappel de la part de Microsoft avant fermeture du compte mail.

1. Ouvrir un navigateur internet sur ordinateur (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge…).

2. Aller sur le site https://www.outlook.com

3. Cliquer sur « Se connecter » au milieu de l’écran ou en haut à droite.

4. Renseigner l’adresse e-mail et cliquer sur Suivant.

5. Indiquer le mot de passe de ce compte Microsoft.

6. Quelques messages peuvent être affichés pour proposer une authentification par smartphone ou pour accepter de nouvelles conditions d’utilisation.

7. Une fois connecté au compte Microsoft, Hotmail, Outlook ou Xbox, il n’y a rien d’autre à faire. Aucune obligation de lire un message ou d’en envoyer un, la simple connexion à ce compte relance la période de deux années avant suppression pour inactivité.

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Débutant Logiciels

Outlook : assistant désabonner et anti spam

Vous utilisez le logiciel Outlook de la suite bureautique Microsoft Office, à la maison ou en entreprise ? Votre boite aux lettres est inondée de spams et de newsletters indésirables ? Les dernières versions du logiciel de messagerie proposent un assistant pour se désabonner des lettres d’information et du courrier indésirable. Ce tutoriel explique comment utiliser l’assistant pour se désabonner des newsletters et autres mails indésirables en seulement trois clics pour se débarrasser du spam.

Cela fonctionne avec Outlook 2016, Outlook 2019 et Outlook 365 de la suite Office 365. Les versions antérieures du logiciel ne proposent pas cette option plutôt pratique et simple à utiliser.

Par contre, il ne faut pas confondre cette fonction avec le moteur antispam. Cela ne fonctionnera peut-être pas avec tous les mais indésirables qui eux doivent déjà être déplacés dans le Courrier indésirable d’Outlook. Cela concerne les mails de type newsletter, par exemple pour la Fnac, Cdiscount, La Redoute ou autre boutique en ligne, mais aussi les newsletters d’information comme Femme Actuelle, Closer, Gentside… qui envoient régulièrement des messages (parfois même quand on ne l’a pas souhaité).

Remarque : toutes les newsletters envoyés par une société française doivent inclure un lien pour se désabonner. Cela ne concerne donc pas les entreprises étrangères ni celles qui ignorent les lois. Cette procédure est donc un raccourci pour éviter de se désinscrire manuellement et aussi résoudre le problème quand il n’y a pas de lien pour unsubscribe.

 

Utiliser l’assistant Outlook pour se désabonner d’une newsletter indésirable

1. Ouvrir le logiciel Outlook de Microsoft.

2. Se placer sur un mail de newsletter.

3. Localiser et cliquer sur le texte « Annuler l’abonnement » qui se trouve dans l’en-tête du message :

4. Confirmer l’action de « Bloquer l’expéditeur » :

5. Un message confirme que l’adresse e-mail qui a envoyé le message est maintenant bloquée et que ses prochains messages iront automatiquement dans le Courrier indésirable du logiciel Outlook.

6. En faire autant avec les autres messages non désirés dans la Boite de réception.

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Android Débutant iOS (iPhone iPad)

Microsoft Outlook (Android / iOS) : supprimer la signature mail

Vous utilisez une boite Hotmail ou Outlook.com sur votre téléphone ? Votre entreprise est équipée en Office 365 et votre messagerie professionnelle fonctionne sur l’application mobile Microsoft Outlook ? Que ce soit sur iPhone ou smartphone Android, sur iPad ou sur tablette Google Android (Samsung, Sony, Asus…), l’app mobile fonctionne de la même manière pour écrire un mail, répondre à un message ou supprimer un spam. Mais à chaque nouveau mail envoyé, vos correspondants reçoivent un petit message de publicité qui indique que vous avez écrit le courriel avec l’application mobile de Microsoft.

Ce tutoriel va expliquer comment ne plus afficher la signature mail Microsoft Outlook ou la modifier pour écrire ce que vous souhaitez. A noter qu’on ne pourra pas insérer une image, une photo ou un logo dans cette signature mobile. Celle-ci doit être composée de texte et éventuellement d’un émoji (smiley, tête de licorne ou autre émoticône). Pensez que la signature sur mobile doit être courte et ne citer que l’essentiel, vos destinataires seront contents de ne pas avoir une demi-page d’écran rien que pour voir l’adresse postale de votre société et les messages inutiles « n’imprimez que si nécessaire » !

 

Ne plus afficher la signature dans l’application mobile Microsoft Outlook

Microsoft Outlook sur Android

1. Ouvrir l’application Microsoft Outlook sur le smartphone ou la tablette Android.

2. Appuyer sur le bouton des « trois barres » en haut à gauche de l’écran.

3. Tout en bas à gauche, appuyer sur l’icône en forme de roue dentée pour ouvrir les paramètres du logiciel.

4. Trouver et appuyer sur « Signature » :

5. Effacer le texte par défaut, laisser vide ou remplacer le texte par celui de votre choix, et valider par la coche « V » en haut à droite

6. Les nouveaux mails n’incluront plus la signature par défaut de Microsoft Outlook.

 

Microsoft Outlook sur iPhone et iPad

1. Ouvrir l’application Microsoft Outlook sur l’iPhone ou l’iPad.

2. Appuyer sur l’icône des « trois barres » en haut à gauche de l’écran, pour ouvrir le menu.

3. Appuyer en bas à gauche sur l’icône en forme de roue dentée (Paramètres).

4. Descendre et appuyer sur la ligne « Signature » qui affiche celle actuellement en place :

5. Effacer le texte ou le remplacer par autre chose (prénom, nom, numéro de téléphone) et valider en revenant en arrière (icône flèche « précédent ») :

6. Dorénavant, la signature publicité pour Microsoft ne sera plus ajoutée aux messages sortants.

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Intermédiaire Logiciels

Outlook : supprimer la liste de saisie semi-automatique

Quel curieux message que ce retour de serveur Exchange qui indique que des informations sont obsolètes en réponse à un message « non remis » à ses destinataires. Ce guide explique la cause et donne une solution pour corriger ce problème.

Exemple de message d’erreur reçu :

De : Microsoft Outlook
Objet : Non remis
« Votre message envoyé à XXX n’a pas pu être remis. Votre programme de courrier utilise des informations d’adresse obsolètes pour YYY.prod.outlook.com. »

Le message d’erreur ressemble plutôt à du charabia qu’à une explication claire avec une solution prête à être appliquée. Ce tutoriel explique comment corriger l’erreur de mail non remis à cause d’informations obsolètes. La solution consiste à supprimer la liste de saisie semi automatique du courrier Outlook. Cela peut donc arriver sur Office 365 / Exchange Online ou avec un logiciel Outlook 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et un serveur Exchange interne à l’entreprise, dans toutes les versions du serveur de messagerie.

 

Corriger l’erreur d’informations obsolètes dans Outlook

Pour Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

1. Ouvrir le logiciel Outlook.

2. Aller dans le menu Fichier et cliquer sur Options (menu de gauche).

3. Cliquer sur l’onglet Courrier (à gauche) :

4. Descendre jusqu’au groupe « Envoi des messages » et cliquer sur le bouton « Vider la liste de saisie semi-automatique » :

5. Confirmer par « Oui » :

6. Les nouveaux messages nécessiteront d’écrire entièrement l’adresse e-mail du ou des destinataire(s) mais ceux-ci seront à nouveau mis en mémoire pour les fois suivantes. Cependant, les versions récentes d’Outlook gèrent les suggestions, basées sur les contacts Outlook et les répertoires partagés.

 

Pour Outlook 2003 et Outlook 2007

La procédure pour les versions 2003 et 2007 de Microsoft Outlook est plus compliquée qu’avec les éditions plus récentes.

1. Fermer le logiciel Microsoft Office Outlook.

2. Ouvrir un Explorateur de fichiers Windows. Il faut afficher les fichiers et dossiers cachés.

3. Dérouler le chemin suivant (exemple à adapter en fonction du nom d’utilisateur).

Disque local C > Utilisateurs > nomutilisateur > AppData > Roaming > Microsoft > Outlook

4. Localiser le fichier « .NK2 » et le renommer en « .NK2-old » en confirmant le changement d’extension.

5. Ouvrir Outlook. Les informations de saisie semi-automatique ont été supprimées et seront à nouveau générées au fur et à mesure de l’envoi de nouveaux messages.

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Expert Logiciels

Impossible de configurer une signature Outlook ?

Le logiciel Outlook se bloque quand vous cliquez pour configurer une signature ? Impossible de configurer une signature e-mail car le bouton « Signatures » reste inactif, rien ne se passe ou alors le programme Outlook plante. Ce tutoriel explique comment résoudre le problème pour ajouter une signature dans Outlook, le logiciel de messagerie, qui fige le logiciel jusqu’à planter.

Ce problème concerne les différentes version de Outlook : Office 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook 365 du pack Office 365. Ce bug doit être résolu depuis Office version 1802 (build 9029.2167), la version diffusée en février – mars 2018. Ainsi, ce souci ne doit pas concerner Outlook 2019.

Cela concerne en général les machines de constructeur qui sont livrées avec Windows 10 et un pack Office préinstallé, quand on installe ensuite une suite Microsoft Office d’une autre version, plus ancienne. Des composants préinstallés Office perturbent le bon fonctionnement du logiciel complet. Ce problème est connu par Microsoft qui propose une solution basique mais pas toujours efficace. Ce tutoriel détaille plusieurs méthodes pour résoudre le problème de signature dans Outlook.

Cette méthode peut aussi corriger l’impossibilité d’installer le pack Office 2010 gratuit sur un ordinateur Windows 10. La preuve en est que de nombreuses personnes arrivent à installer le logiciel Office 2010 Starter quand d’autres n’y arrivent pas, parce qu’ils n’ont pas désinstallé tous les composants Microsoft Office de leur ordinateur.

 

Résoudre le problème de signature mail Outlook

1. Ouvrir le menu Démarrer et les Paramètres de Windows (icône de roue dentée).

2. Aller sur Applications puis Applications et fonctionnalités.

3. Dans la liste, trouver « Applications de bureau Microsoft Office » : cliquer dessus et Désinstaller.

En anglais, le composant s’appelle « Microsoft Office Desktop Apps » : désinstaller celui-ci si le nom en français n’existe pas dans la liste des programmes installés.

4. Redémarrer l’ordinateur et essayer à nouveau de configurer une signature de courriel dans Outlook.

 

Méthode Base de registre

Si la première méthode ne suffit pas, suivre cette procédure qui impose de modifier la base de registre de l’ordinateur Windows.

1. Ouvrir l’éditeur de registre : regedit (Windows + R pour ouvrir Exécuter et taper regedit).

2. Sur une installation de Office 32 bits (le plus fréquent) :

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\CLSID\{0006F03A-0000-0000-C000-000000000046}\LocalServer32

Pour Office en 64 bits (moins courant, n’a rien à voir avec Windows 64bits) :

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\Wow6432Node\CLSID\{0006F03A-0000-0000-C000-000000000046}\LocalServer32

Remarque : si ces dossiers n’existent pas ou ont été supprimés lors d’une autre tentative pour corriger ce problème de signature, on peut simplement les créer à la main.

3. Indiquer le chemin :

C:\Program Files\Microsoft Office\Office15\OUTLOOK.EXE dans le cas d’un pack Office 2013 en 32bits. A adapter selon la version du logiciel Outlook. Par exemple, avec C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14\Outlook.exe pour Outlook 2010.

4. Redémarrer l’ordinateur et ouvrir Outlook pour configurer la signature e-mail.

 

Autre méthode regedit

Si les précédentes manipulations ne résolvent pas le bug de la signature Outlook, Microsoft propose cette troisième solution.

1. Ouvrir regedit.

2. Rester tout en haut de l’arborescence pour faire une sauvegarde préventive de la base de registre : menu Fichier, Exporter.

3. Chercher avec CTRL + F pour trouver : 0006F03A-0000-0000-C000-000000000046

4. Supprimer la clé par un clic droit, Supprimer.

5. Chercher et supprimer tous les autres résultats avec F3. Plus aucune clé 0006F03A-0000-0000-C000-000000000046 ne doit exister dans la base de registre.

6. Redémarrer le PC et retenter de paramétrer la signature mail.

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Débutant Logiciels

Outlook : agrandir la taille de la liste des messages

Vous utilisez le logiciel Microsoft Outlook dans le cadre de votre travail. Avec les années, votre vue baisse un peu et vous avez déjà augmenté la taille des messages pour mieux les lire. Cependant, la liste des messages reste aussi petite qu’avant et vous n’arrivez pas bien à lire le nom de l’expéditeur, l’objet du message et la date de réception, même sur un grand écran d’ordinateur. Ce tutoriel explique comment agrandir la taille des textes dans la colonne du milieu du logiciel Microsoft Outlook, l’outil de messagerie électronique de la suite bureautique Office.

Ce guide a été réalisé avec Microsoft Outlook 2013 mais fonctionne également avec Outlook 2010, 2016, 2019 et celui de la suite Office 365. Il est totalement adapté aux personnes en situation de handicap visuel ou simplement à ceux qui trouvent que la taille par défaut est trop petite pour lire correctement ces informations à l’écran. Un mode d’emploi d’accessibilité pour améliorer l’ergonomie du logiciel Outlook de Microsoft.

 

Agrandir la taille de la liste des messages Outlook

1. Ouvrir le logiciel Outlook.

2. Cliquer sur le menu « Affichage » puis « Paramètres d’affichage » :

 

3. Cliquer sur le bouton « Autres paramètres » :

4. Cliquer sur « Police des lignes » :

5. Il est ainsi possible de modifier :

  • la Police de caractère (le type d’écriture)
  • le Style (gras, italique, normal)
  • la Taille, ce qui nous intéresse ici

Choisir une taille supérieure à la valeur par défaut (taille 8), par exemple taille 12.

6. Valider trois fois par OK pour prendre en compte les modifications qui sont immédiatement appliquées à Outlook.

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Intermédiaire Logiciels

Outlook : sauvegarder la saisie semi-automatique des adresses e-mail

Les utilisateurs du logiciel Outlook l’apprécient grandement. L’outil de messagerie du pack Microsoft Office propose une liste de destinataires lorsque l’on tape les premières lettres d’une personne ou de son adresse mail dans les champs A, Cc et Cci. Mais quand on change d’ordinateur ou que l’on doit réinstaller Windows sur son PC, ces informations pré-remplies sont malheureusement perdues. Si Microsoft Outlook ne propose pas de sauvegarder ces suggestions dans une option native du logiciel, une solution alternative existe pour les transférer sur une autre machine.

Ce tutoriel explique comment sauvegarder et restaurer la liste de saisie semi-automatique du logiciel Microsoft Office Outlook. Ce guide est compatible avec les versions Outlook 2010, 2013, 2016 et 2019, donc également pour les abonnés à Office 365 avec un ou plusieurs comptes de messagerie Exchange, Office 365, Outlook.com ou autre fournisseur IMAP (Google Gmail, Orange, SFR, Numericable, Videotron, Bell…). La procédure avec Outlook 2007 est différente, également si le compte mail configuré est de type POP.

Si l’outil gratuit utilisé dans ce tutoriel n’est pas de source Microsoft, c’est bien MFCMAPI qui est conseillé par le Support Microsoft Office pour réaliser l’opération de sauvegarde des entrées de saisie automatique dans les champs d’adresse de la messagerie Microsoft Outlook.

 

Récupérer les mails de saisie semi automatique dans Outlook

Avec un compte Office 365, Exchange Server ou IMAP

Sauvegarde

1. Fermer l’application Outlook et/ou quitter le webmail (Outlook Web Access).

2. Télécharger MFCMAPI depuis Github. Choisir la version x86 pour un Office 32 bits ou x64 pour Office 64 bits.

3. Ouvrir le programme MFCMAPI (mfcmapi.exe).

4. Si Windows SmartScreen demande l’autorisation pour exécuter ce programme, cliquer sur « Informations complémentaires » puis « Exécuter quand même » pour démarrer l’utilitaire.

5. Aller sur le menu Session, Logon.

6. Valider la connexion au profil Outlook si la question est posée.

7. Une liste s’affiche avec le(s) compte(s) configuré(s) dans Outlook.

8. Double cliquer sur le compte principal.

9. Dans le panneau de gauche, dérouler « Racine – Boite aux lettres » (Root Container) et « IPM_SUBTREE » ou « Top of information Store » :

10. Faire un clic droit sur Boite de réception (Inbox) et sélectionner « Open Associated Content Table » :

11. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Agrandir si besoin pour voir la colonne Subject. Trouver la ligne avec le Subject « IPM.Configuration.Autocomplete » et faire un clic droit dessus pour sélectionner « Export Message » (au singulier).

12. Une nouvelle fenêtre s’ouvre (Save Message to File) et dans la liste proposée, choisir le format « MSG file (UNICODE) » avant de valider par OK.

13. Enregistrer le fichier sur l’ordinateur. Par défaut, le fichier de sauvegarde a un nom du type « IPM.Configuration.Autocomplete_000[…]000.msg »

Restauration

1. Sur le nouvel ordinateur ou après réinstallation de Windows et du pack Office, une fois le compte Outlook reconfiguré, copier/télécharger et ouvrir le programme MFCMAPI après avoir fermé le logiciel Microsoft Outlook. Se connecter à nouveau au compte Outlook. Le tutoriel se répète à la manière de la sauvegarde, à l’exception qu’il faut d’abord supprimer le IPM.Configuration.Autocomplete avant de recopier la version récupérée sur l’ancien PC.

2. Dans la colonne Subject, trouver IPM.Configuration.Autocomplete. Faire un clic droit dessus et Delete Message.

3. Dans la fenêtre Delete Item, sélectionner « Permanent deletion (deletes to deleted item retention if supported) » et valider par OK.

4. De retour dans l’écran « Boite de réception (Hidden Contents) » , aller dans le menu Folder, Import, From MSG.

5. Charger le fichier .MSG de la sauvegarde.

6. Dans la fenêtre Load MSG, sélectionner « Load message into current folder » et valider avec OK.

7. Les informations AutoComplete sont restaurées sur le nouvel ordinateur et la saisie semi-automatique est récupérée de l’ancien logiciel Microsoft Outlook.

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Actualité

Les nouveautés des versions de Microsoft Office Outlook

Le logiciel de messagerie électronique Microsoft Office Outlook est une application très populaire en entreprise. Il fait partie de la suite bureautique Microsoft Office et permet de gérer le courriel, les contacts, un agenda et des tâches. Il ne faut pas confondre le logiciel Microsoft Outlook avec le service en ligne Outlook .com, messagerie gratuite offerte par Microsoft.

Depuis ses premières versions dans les années 1990, Outlook a bien évolué et s’est porté sur Mac en plus de la gamme complète de systèmes d’exploitation Windows. Au fil des ans, Microsoft Outlook s’est étoffé de nombreuses fonctionnalités dont voici un résumé depuis l’édition 2007. On découvre que les versions 2007 et 2013 sont des évolutions majeures du programme de gestion du courrier.

 

Nouveautés Outlook 2007

  • Ruban qui remplace le menu Office 2003
  • Barre des tâches latérale avec une vue rendez-vous à venir et des tâches à accomplir
  • Nouvelle vue Calendrier avec support de calendriers multiples
  • Agrégateur de flux RSS
  • Recherche instantanée
  • Prévisualisation de pièces jointes dans le message
  • Sauvegarde des messages au format PDF

 

Nouveautés Outlook 2010

  • Barre des tâches latérale visuellement améliorée
  • Carte de contact avec détail sur l’expéditeur ou les destinataires dans l’en-tête du mail

 

Nouveautés Outlook 2013

  • Mode tactile qui modifie la taille des onglets et la disposition des boutons les plus courants (répondre, transférer, supprimer)
  • Filtre « Tous » / « Non lus » en raccourci
  • Possibilité de répondre à un message depuis le volet de lecture (sans ouvrir une fenêtre supplémentaire)
  • Aperçu des fonctions Outlook (Courrier, Calendrier, Personnes…) en laissant la souris sur le menu en bas de l’écran
  • Intégration des réseaux sociaux LinkedIn et Facebook sur la fiche contact (Outlook Social Connector)
  • Possibilité de transformer un mail en tâche
  • Barre météo sur la page Calendrier
  • Intégration avec SharePoint

 

Nouveautés Outlook 2016

  • Ajout d’une liste des éléments récents reçus en pièces jointes
  • Recherche améliorée
  • Renommage des Listes de diffusion en Groupes
  • Support des polices de caractères chinois et japonais
  • Internationalisation des adresses de messagerie (EAI)
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Intermédiaire Logiciels

Outlook : sauvegarder les données et paramètres

Dans l’objectif de réinstaller son PC, de migrer sur un nouvel ordinateur ou de simplement réaliser une sauvegarde préventive, ce tutoriel explique comment exporter les dossiers Outlook qui contiennent les mails, le calendrier, les contacts et les tâches : tout le contenu d’Outlook.

La procédure ci-dessous a été réalisée avec Outlook 2013 mais les autres versions disposent du même outil de sauvegarde intégré au logiciel de messagerie de la suite Microsoft Office. Ce guide est également le même, quelle que soit la version de Windows. Le programme Microsoft Outlook fonctionne de la même manière sur Windows 7, 8, 10 et même Windows Server.

Ce tuto ne fonctionnera pas pour l’application mobile Outlook sur Android et iOS, que ce soit sur smartphone ou tablette. Dans ce cas, il s’agit d’une synchronisation en temps réelle en IMAP ou Exchange donc il n’est pas nécessaire de réaliser une sauvegarde. Une simple connexion à un nouvel appareil va récupérer tout le paramétrage et les données (contacts, agenda, messages) depuis le serveur d’entreprise ou le service Hotmail / Outlook.com.

 

Exporter les données et paramètres de Microsoft Outlook

1. Ouvrir le logiciel Microsoft Outlook de la suite Office, cliquer sur le menu Fichier, Ouvrir et exporter, Importer/Exporter.

2. Choisir « Exporter des données vers un fichier » . Cet assistant de sauvegarde est le même depuis plus de dix années de versions d’Outlook.

3. Demander à créer un « Fichier de données Outlook (.pst) » (le PST est le format universel spécifique à Outlook).

4. Sélectionner un dossier (compte) à sauvegarder. Vérifier que la ligne « Inclure les sous-dossiers » soit cochée.

5. Donner un nom au fichier de sauvegarde.

6. Indiquer si besoin un mot de passe (optionnel) pour protéger le fichier PST.

7. L’opération est plus ou moins longue selon la taille du dossier Outlook. Les messages, événements du calendrier et adresses des contacts seront sauvegardés dans un fichier unique (.PST) pour servir de copie de secours ou pour importer sur un autre ordinateur.

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Outlook : différence entre règle côté serveur et client seulement

Les utilisateurs professionnels et particuliers qui gère des dizaines de courriels par jour avec Microsoft Office Outook connaissent déjà les règles de messagerie pour organiser automatiquement des mails ou les ranger dans des dossiers. Les plus réguliers savent même comment transférer automatiquement un message à un collègue, imprimer automatiquement un mail reçu ou attribuer une catégorie / couleur selon l’expéditeur ou l’objet du courrier électronique.

La gestion des règles et alertes du logiciel Outlook est explicite grâce à l’assistant de configuration pour créer ou modifier une règle. On peut ainsi tout définir à partir d’un message reçu ou envoyé.

On peut cependant constater une différence d’affichage des règles, selon les paramètres choisis. Par exemple, certaines règles s’affichent avec une mention « (client seulement) » : à quoi cela correspond-il ?

 

Pourquoi certaines règles Outlook s’affichent avec le texte « client seulement » ?

C’est Microsoft qui nous indique la différence entre les règles côté serveur et côté client.

Les règles simples paramétrées dans Outlook peuvent s’appliquer côté serveur. Par exemple, un nouveau message reçu de la part d’un collègue de l’entreprise sera automatiquement déplacé dans un dossier de la Boite de réception. Cela est possible car l’expéditeur est dans la liste d’adresses globale (LAG) de l’organisation Exchange et que le dossier se trouve dans le fichier OST de la boite aux lettres Exchange. Si le dossier de destination se trouve dans un PST local, la règle devient « client seulement » puisque le serveur n’aura pas accès au dossier local de l’ordinateur.

Les règles « client seulement » ont au moins une condition ou une action qui utilise une fonction du logiciel client Outlook. Par exemple, un mail reçu d’un collègue activera un son dès réception. C’est le logiciel Outlook qui va déclencher cette action, ce qui en fait une règle uniquement côté client.

 

Conditions et actions qui en font des règles « client seulement »

Exemples de conditions courantes qui font une règle côté client :

  • Avec des mots spécifiques dans l’objet
  • Marquer comme important ou sensible
  • Avec des mots spécifiques dans le corps, dans l’en-tête, dans l’adresse de l’expéditeur ou dans celle du destinataire

Exemples d’actions courantes qui génèrent une règle de type client seulement :

  • Attribuer à une catégorie
  • Le supprimer définitivement
  • Attribuer un indicateur de suivi
  • Effacer l’indicateur du message
  • L’imprimer
  • Lire un fichier son
  • Le marquer comme lu
  • Afficher un message spécifique dans la fenêtre Alerte sur le Bureau
  • Déplacer ou copier dans le dossier d’un fichier PST

 

Qu’est-ce que cela change entre règle Outlook client seulement ou côté serveur ?

Si vous n’utilisez que le logiciel Office Outlook pour gérer vos mails, il n’y a aura pas de différence quant à l’usage des règles de messagerie. Par contre, les règles « client seulement » ne s’appliqueront pas en webmail (Outlook Web Access avec serveur Exchange), ni si le compte de messagerie est configuré sur un smartphone ou une tablette.

Les règles côté client ne s’appliquent que dans le logiciel Outlook où elles ont été configurées.

Aussi, dans le cas d’un remplacement d’ordinateur ou après un formatage de Windows et une réinstallation de la suite Microsoft Office, il faudra recréer ces règles client puisque celles-ci auront disparu. On peut d’ailleurs Exporter les règles par le menu Outlook, pour les sauvegarder en cas de problème ou en vue de changer de machine.

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Rediriger les messages Outlook vers un autre compte

Avant, vous utilisiez une adresse e-mail Outlook.fr, Hotmail Live ou MSN et aujourd’hui vous êtes passé à un compte Gmail ou un autre fournisseur de messagerie électronique ? Plutôt que d’aller régulièrement consulter l’ancien compte pour voir si quelqu’un vous écrit encore dessus, il est possible de rediriger automatiquement les messages reçus vers une nouvelle adresse e-mail. On peut transférer les futurs messages vers une boite Gmail, Yahoo, Orange, SFR, une messagerie professionnelle d’entreprise ou même vers une autre adresse Outlook / Hotmail.

Cette procédure redirige tous les mails reçus, sans distinction. Pour créer des règles selon certains expéditeurs, mots clés ou objet de message bien précis, il faut aller dans les Paramètres de Outlook.com, Options, Courrier > Traitement > Règles de boite de réception et de rangement.

Ce tutoriel ne concerne pas le logiciel Outlook de la suite Microsoft Office, il s’agit ici du service de messagerie gratuit de Microsoft, le webmail qui permet de créer un compte Outlook / Hotmail / Microsoft.

A l’inverse, il est possible de récupérer les mails d’un autre compte sur une boite Gmail ou Outlook mais ce n’est pas l’objet de ce guide.


Transférer les mails Outlook vers une autre boite

1. Se connecter à la boite mail sur https://www.outlook.com.

2. Ouvrir les options du compte en cliquant sur la roue dentée (en haut à droite) et choisir Options :

3. Dérouler Courrier, Comptes et Transfert :

4. Cocher la ligne « Démarrer le transfert » et renseigner l’adresse e-mail de destination, sur laquelle rediriger tous les nouveaux messages qui arriveront :

5. Cocher ou non la ligne « Conserver une copie des messages transférés » pour avoir un exemplaire des messages dans la Boite de réception Outlook.

6. Cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder les modifications.

7. Les prochains mails reçus seront automatiquement transférés sur la nouvelle boite mail.

Pour toute question relative à ce tutoriel, rendez-vous sur le forum pour recevoir de l’aide.

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Outlook : grouper les messages en conversation

Comme dans Gmail, le logiciel Microsoft Outlook peut regrouper les messages d’un même sujet au sein d’un fil de conversation. Le « Mode Conversation » de Google, qui regroupe les e-mails par objet, permet d’alléger visuellement la Boite de réception et donne un accès plus rapide à tous les messages d’une conversation, évitant ainsi d’avoir à chercher toutes les réponses qui concernent le même sujet.

Si cette fonctionnalité n’est pas activée par défaut mais le logiciel Microsoft Outlook, de la suite Office, est compatible avec la vue « conversation » . Ce tutoriel explique comment l’activer, ici en version récente Outlook 2013 et dans une version plus ancienne, Outlook 2007, car les menus ne sont pas identiques.

 

Grouper les mails Outlook en fil de conversation

1. Se placer dans le dossier Boite de réception (ou un autre dossier Outlook à réorganiser).

2. Cliquer sur le menu « Affichage » et cocher « Afficher en tant que conversations » :

3. Choisir si ce nouveau mode d’affichage doit être appliqué à l’ensemble des dossiers et boites aux lettres, ou juste au dossier courant.

4. La Boite de réception et/ou les autres dossiers Outlook sont maintenant organisés en mode « conversation » : un petit triangle fait face à chaque discussion pour développer les différents échanges de mails.

Pour rétablir l’affichage par défaut, retourner dans le menu Affichage et décocher « Afficher en tant que conversation » pour réinitialiser l’organisation des messages.

 

Mode conversations avec Outlook 2007

Une version plus ancienne d’Outlook, comme l’édition 2007, se présente différemment mais propose la même fonction.

1. Se placer dans le dossier désiré (Boite de réception par exemple).

2. Aller dans le menu Affichage, Réorganiser par, Conversation :

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Configurer une signature HTML dans Microsoft Outlook

Le logiciel de messagerie Microsoft Outlook, de la suite Office, possède un éditeur de signature assez basique. Au contraire de Thunderbird, il n’y a aucune option pour paramétrer une signature au format HTM ou HTML. A noter que le type de fichiers HTML n’est pas supporté mais HTM oui, il faut donc modifier l’extension du fichier.

Ce tutoriel explique donc comment ajouter une signature HTM dans le logiciel Outlook.

Prérequis : bien entendu, il faut avoir un fichier HTM avec les informations souhaitées dans la signature de chaque mail envoyé.

 

Microsoft Outlook : ajouter une signature HTM

1. Fermer le logiciel Outlook.

2. Enregistrer le fichier HTM dans %APPDATA%\Microsoft\Signatures (raccourci vers C:\Users\votre_nom\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures).

3. Ouvrir Outlook, créer un Nouveau message.

4. Cliquer sur le bouton « Signature » puis « Signatures… »

5. Indiquer votre « Signature HMTL » pour les Nouveaux messages. Préciser « (aucune) » aux réponses et transferts pour ne pas ajouter la signature à chaque réponse et ainsi ne pas surcharger la discussion.

6. Fermer le Nouveau message et en ouvrir un nouveau : la signature est prête !