Le nouvel outil de communication qui remplace Skype, Lync, SharePoint et peut-être un jour Outlook, Microsoft Teams, poursuit sa conquête des postes de travail du monde entier. D’une installation facultative, Teams est passé dans le pack Microsoft 365 (ex Office 365) comme un logiciel intégré à la suite bureautique, même si celui-ci ne bénéficie pas encore de l’harmonie graphique des programmes Word, Excel, PowerPoint.
Etendu au monde du libre et surtout des systèmes d’exploitation concurrents de Windows 10, le logiciel Microsoft Teams est maintenant compatible avec GNU Linux et plus précisément sur les OS à base de Red Hat. Ce tutoriel explique comment télécharger et installer Microsoft Teams sur Fedora, CentOS et RHEL, Red Hat Enterprise Linux. C’est évidemment gratuit, comme sur Windows. Quelques lignes de commande pour une opération à réaliser en quelques instants.
Pur produit Microsoft qui remplace Skype, Lync, SharePoint et peut-être un jour Outlook, Microsoft Teams poursuit sa conquête des ordinateurs du monde entier. Essentiellement dans les entreprises et organisations, petit à petit dans les foyers, Microsoft développe les fonctionnalités et les intercompatibilités avec d’autres systèmes, d’autres logiciels. Si les utilisateurs d’ordinateurs Linux étaient encore laissés de côté, il existe maintenant une version GNU Linux de l’outil de communication Microsoft. Les utilisateurs de Debian et Ubuntu seront ravis de fermer leur onglet de navigateur web qui affichait Teams, très gourmand en RAM.
Ce tutoriel explique comment télécharger et installer le logiciel Microsoft Teams sur systèmes Ubuntu et Debian, ainsi que les versions dérivées du même noyau. Le téléchargement est évidemment gratuit, comme sur Windows 10.
Si vous utilisez Microsoft Teams depuis un moment, vous avez certainement remarqué que ce logiciel ralentit l’ordinateur. En cause, une utilisation excessive de la mémoire vive de l’ordinateur, avec facilement plus de 1Go de RAM utilisée par les différents processus de Teams. On dirait Google Chrome. Pourquoi cela et quelles solutions ? Cette page apporte des propositions pour essayer de baisser la mémoire vive consommée par Teams, que ce soit en discussion instantanée (chat), en visioconférence ou en partage d’écran. Toujours plus de fonctions dans un logiciel qui fatalement consomme plus de ressources.
Si le problème n’est pas inconnu de Microsoft (les demandes sur les forums de l’éditeur et de nombreux feedbacks sur le UserVoice Teams), il n’y a aucune fonction ou paramétrage pour simplement réduire la quantité de mémoire utilisée par Teams : « There is no option in Teams to reduce the memory usage« . En tout cas, Microsoft n’offre aucune solution pour cela.
Les solutions proposées ne sont pas classées dans un ordre précis mais sont des idées à essayer. Vous pouvez utiliser les commentaires en bas de page pour faire un retour d’expérience : préciser la méthode qui a été efficace, dire que ça ne change rien ou proposer une autre astuce.
A noter que les application mobiles Android et iOS ne semblent pas rencontrer ce problème de mémoire excessive. Pas encore, seulement ?
Solution 1 : réinstaller Microsoft Teams
Le plus facile quand on n’ose pas manipuler les fichiers du système d’exploitation. Il faut cependant avoir les droits pour désinstaller un programme, le télécharger et le réinstaller.
1. Désinstaller le programme Microsoft Teams par les Paramètres ou le Panneau de configuration de Windows.
2. Télécharger la dernière version du setup de Teams ici.
3. Installer Microsoft Teams et se connecter avec ses identifiants personnels ou d’entreprise.
Solution 2 : vider le cache de Teams
1. Fermer l’application Teams.
2. Ouvrir un Explorateur de fichiers Windows et aller dans %AppData%\Microsoft\Teams (c’est-à-dire dans C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Teams).
3. Entrer dans les dossiers suivants et supprimer tout son contenu (ne pas supprimer le dossier en question) :
Application Cache > Cache
Blob_storage
Cache
databases
GPUCache
IndexedDB
Local Storage
tmp
Solution 3 : utiliser la web app Teams
Si les solutions précédentes n’ont pas changé grand chose, il reste la possibilité d’utiliser la version online de Microsoft Teams. Cependant, Microsoft précise que l’app desktop de Teams fonctionne sur la base de Chromium, soit comme la version web de Teams. De ce fat, il peut ne pas y avoir d’amélioration entre les deux manières d’y accéder.
1. Fermer le logiciel Microsoft Teams.
2. Aller sur https://teams.microsoft.com/ et choisir de se connecter plutôt que de télécharger l’application de bureau.
Microsoft a rendu disponible une nouvelle mise à jour de l’application Teams sur Android. Les smartphones et tablettes sous environnement Google Android bénéficient maintenant de nouvelles fonctionnalités apportées par la version 1416/1.0.0.2020071401 diffusée le 20 juillet 2020. Des ajouts qui seront les bienvenus pour la reprise en septembre, pour poursuivre le télétravail et le home office depuis un périphérique mobile, ou en déplacement.
faire une recherche dans les conversations et les canaux
lever une main virtuelle pendant une réunion pour informer les autres participants que l’on souhaite s’exprimer
se connecter à Teams avec un compte Microsoft personnel (pas uniquement un compte professionnel Microsoft 365)
Ce dernier point permet de partager sa position en direct, créer une liste de tâches, un calendrier de groupe et un coffre-fort (mots de passe, informations confidentielles) avec de la famille ou des amis.
Vous ne comprenez rien à ce qui se dit dans cette réunion en ligne avec des correspondants qui parlent dans une langue étrangère ? Microsoft Teams a la solution avec la possibilité de transcrire en direct des sous-titres de ce qui se dit dans la conversation. Du même principe que les sous-titres instantanés sur YouTube, Teams est capable de générer des sous-titres en direct pour à la fois convenir aux participants de langue étrangère, mais aussi aux malentendants et aux personnes sourdes. Il s’agit de la fonctionnalité « Live captions in Teams meetings » dans la roadmap de Microsoft Teams.
Ce tutoriel explique comment activer les sous-titres en direct sur une conversation audio ou vidéo avec Microsoft Teams, l’outil de communication de la suite Office 365 / Microsoft 365.
Les personnes qui utilisaient Skype Entreprise ou Skype for Business, en entreprise, connaissaient peut-être l’option pour activer des légendes et sous-titres en direct pendant un appel Skype.
Sous-titres automatiques dans une conférence audio ou vidéo Microsoft Teams
1. Ouvrir le logiciel Microsoft Teams.
2. Démarrer ou rejoindre un appel audio ou vidéo avec un ou plusieurs contacts.
3. Cliquer sur le bouton des « trois boules » (Autres actions) et choisir « Activer les sous-titres en direct » :
Comme indiqué, pour l’instant, il ne s’agit que d’une préversion (beta) uniquement disponible en anglais. Cela reste néanmoins intéressant pour lire en anglais une transcription écrite d’une conversation orale en anglais.
Stratégie de réunion pour une organisation Microsoft 365 / Office 365
Microsoft a pensé aux administrateurs qui gèrent une organisation dotée de Microsoft 365, ex Office 365.
1. Ouvrir le Centre d’administration de Microsoft Teams.
2. Dérouler le menu Réunions, Stratégie de réunions.
3. Dans Participants et invités, définir la stratégie de « Activer les sous-titres en direct » :
La messagerie instantanée n’est a priori pas l’outil idéal pour poser une question urgente ou avertir d’une information capitale à prendre en compte rapidement. On préfèrera généralement envoyer un mail, voire un SMS à son correspondant, pour qu’il le considère comme plus important qu’un banal message sans importance. Solution de chat d’entreprise, mais pas que, Microsoft Teams propose une fonction pour notifier un message urgent, avec des notifications à l’attention du destinataire.
Ce tutoriel explique comment envoyer un message important avec Microsoft Teams et afficher des notifications de rappel au destinataire, pour qu’il ne rate pas cette information. Ainsi, le message sera bien plus visible qu’un simple courriel ou qu’un texto sur le téléphone du correspondant. Ces notifications pourront s’afficher sur l’ordinateur, le smartphone et/ou la tablette du destinataire, si les applications sont connectées sur ces appareils. Les postes Linux qui accèdent à Microsoft Teams par un navigateur web recevront aussi les notifications d’urgence, si tant est que les notifs de Teams n’ont pas été bloquées dans Chrome, Firefox ou Edge.
Envoyer un message important + notifications dans MS Teams
1. Ouvrir une conversation avec le destinataire.
2. Sous le champ pour écrire le message, cliquer sur l’icône de point d’exclamation « ! » :
3. Sélectionner « Urgent » :
4. Le message à envoyer est accompagné d’une information, disant que le destinataire recevra une notification toutes les 2 minutes, pendant 20 minutes.
5. Le message est mis en surbrillance et une cloche de rappel est affichée dans le message envoyé. Le correspondant recevra donc plusieurs notifications, jusqu’à ce qu’il lise le message.
6. N’abusez pas de cette fonction pour ne l’utiliser que pour des messages à caractère vraiment urgent !
Bien plus utilisés depuis le confinement, les logiciels de vidéoconférence ont le vent en poupe, Zoom en premier. Encore relativement peu appréciés des sédentaires avant d’être massivement contraints au télétravail, les outils de visioconférence ont pris une part importante dans l’organisation du travail en cette période particulière. Les écoles et universités ont aussi un usage plus intensif des logiciels de conférence en ligne. Les applications les plus populaires de visioconférence sont Zoom, GoToMeeting, TeamViewer, mais aussi plus récemment Microsoft Teams qui est livré avec les suites Office 365.
Outre les réunions de bureau et les cours à distance, les confinés utilisent également ces outils pour participer à des apéros virtuels, échanger avec la famille et les amis. A ce titre, les particuliers préfèrent utiliser Skype, Facebook Messenger ou WhatsApp plutôt que des plateformes professionnelles.
Ce tutoriel explique comment modifier le fond d’écran lors des visioconférences avec Microsoft Teams pour une image neutre plutôt que l’intérieur de son domicile. Ces « custom backgrounds » permettent de remplacer l’arrière plan de votre domicile par une fausse image de bureau, un open space ou carrément une plage paradisiaque. L’image de fond d’écran s’adapte grâce à la technologie d’intelligence artificielle. Le même tutoriel existe pour Zoom.
Changer l’arrière plan de Microsoft Teams
1. Ouvrir le logiciel Microsoft Teams sur ordinateur.
2. Créer ou rejoindre une conférence vidéo, donc en activant la caméra.
3. Cliquer sur le bouton au centre pour ouvrir les paramètres du fond d’écran (Background settings) et choisir une image de fond.
Soit les actions suivantes :
Vous n’avez pas cette option ?
Si vous n’avez pas encore cette fonctionnalité dans votre logiciel Microsoft Teams, il existe cette autre possibilité en attendant de recevoir la dernière version de l’application.
Lors d’une session vidéo ou audio, cliquer sur l’icône des « 3 boules » pour ouvrir le menu des paramètres et choisir « Flouter mon arrière-plan » :
Si cela ne permet pas de modifier le fond d’écran de votre vidéo par caméra, l’arrière plan ne sera pas correctement visible par vos interlocuteurs qui ne pourront pas juger si votre bibliothèque est bien rangée, si vos enfants sautent derrière vous ou si vous travaillez dans la cuisine.
Microsoft Teams est l’outil de communication qui vient avec la suite Office et que votre entreprise a installé sur tous les ordinateurs. Il remplace surtout Skype ou Lync et se compare à Slack, son concurrent de toujours. Si le logiciel n’est pas mauvais à l’utilisation, il y a cette sensation désagréable à chaque fois que l’on démarre son PC : on ouvre une session Windows et quelques secondes plus tard, Teams vient s’ouvrir en grand à l’écran alors qu’on était peut-être déjà en train de cliquer ailleurs. S’il est possiblede totalement désactiver le démarrage automatique de Teams, ce tutoriel explique comment laisser le démarrage automatique de Teams mais en l’empêchant de s’ouvrir en plein écran. Ainsi, le programme Teams va s’ouvrir mais en petit, avec les icônes en bas à droite près de l’heure. Les notifications seront donc affichées en cas de message reçu et il sera possible, en deux clics, d’ouvrir le logiciel à l’écran pour échanger avec un collègue, un prestataire, un client.
A ce jour disponible sur Windows et macOS uniquement, Microsoft Teams est prévu sur les distributions Linux. Ceci et d’autres améliorations annoncées dans la roadmap éditeur de Teams et les nouveautés 2020. Sur mobile, iOS et Android sont disponibles pour utiliser Teams en situation de mobilité et être joignable en déplacement.
Empêcher Microsoft Teams de démarrer en plein écran
1. Ouvrir l’application de bureau Microsoft Teams.
2. Cliquer sur votre image de profil (en haut à droite du logiciel) puis sur Paramètres.
3. Sur cet écran, en restant sur l’onglet Général des paramètres, cocher « Ouvrir l’application en arrière-plan » pour activer l’option :
4. Quitter en cliquant sur la croix en haut à droite car il n’y a pas de bouton « OK » ni « Enregistrer » mais les modifications vont s’enregistrer automatiquement à la fermeture des paramètres.
5. Au prochain démarrage de l’ordinateur, Microsoft Teams va s’ouvrir automatiquement mais en arrière-plan, c’est-à-dire en petit dans la barre des tâches et pas au milieu de l’écran.
Découvrez nos autres tutoriels et actualités sur Microsoft Teams, le concurrent de Slack. Pour toute question sur l’installation, l’utilisation ou le dépannage du logiciel, vous pouvez utiliser le forum pour recevoir une aide gratuite et personnalisée.
Il y a une chose plutôt désagréable quand on installe un logiciel, c’est que celui-ci se lance tout seul à chaque démarrage de l’ordinateur sans qu’on le lui ait demandé. C’était le cas pour Skype et son successeur ne voit pas les choses autrement. Désagrément supplémentaire, Microsoft Teams choisit de se lancer ouvertement à l’écran et pas juste en arrière plan, en petit dans la barre des tâches. Si on utilise régulièrement l’outil de communication Microsoft sur son PC ou son Mac, cela évitera de cliquer sur l’icône du programme pour le mettre en route mais pour les autres ou sur un ordinateur partagé, cette ouverture automatique est plutôt dérangeante. Ce tutoriel explique donc comment désactiver le démarrage automatique de Microsoft Teams à chaque ouverture de session.
A ce jour disponible sur ordinateurs Windows et Mac uniquement, Microsoft Teams devrait bientôt faire son arrivée sur les distributions Linux. C’est en tout cas nécessaire pour Microsoft afin de contrer Slack qui est réellement multi-plateformes. C’est en tout cas prévu dans la roadmap éditeur de Teams mais pas dans les nouveautés 2020. Sur mobile, iOS et Android sont proposés.
Empêcher Microsoft Teams de démarrer tout seul
1. Ouvrir le logiciel Microsoft Teams.
2. Cliquer sur votre image de profil (en haut à droite) puis sur Paramètres.
3. Sur cet écran, en restant sur l’onglet Général, décocher « Démarrage automatique de l’application » pour désactiver l’option :
4. Quitter par la croix en haut à droite des Paramètres, les modifications vont s’enregistrer (il n’y a pas de bouton « OK » ni « Enregistrer »).
5. Au prochain démarrage de l’ordinateur, Microsoft Teams ne se lancera plus automatiquement après avoir ouvert la session Windows.
Découvrez nos autres tutoriels et actualités sur Microsoft Teams, le concurrent de Slack. Pour toute question sur l’installation, l’utilisation ou le dépannage du logiciel, vous pouvez utiliser le forum pour recevoir une aide gratuite et personnalisée.
Lors de l’événement Microsoft Ignite 2019, l’éditeur a dévoilé les nouvelles fonctionnalités qui vont enrichir son logiciel de communication. Microsoft Teams va bientôt être complètement intégré à la suite Office et essentiellement à Outlook, pour améliorer les interactions entre les deux applications de messagerie. Tour d’horizon des nouvelles fonctions de Teams annoncées lors du Microsoft Ignite principal qui s’est déroulé à Orlando, du 3 au 7 novembre 2019. L’édition française a lieu à Paris les 13 et 14 novembre.
On retrouve une partie de ce qui est annoncé dans la roadmap Microsoft Teams, entre fonctions attendues et espérées.
Teams et Outlook
Un nouveau bouton « Partager sur Teams » va apparaitre dans Outlook de la suite office, pour donner la possibilité de créer des canaux privés suite à un fil de discussion e-mail. Ce bouton s’appellera « Share to Teams » et s’intitulera « Share to Microsoft Teams » sur les versions anglaises. Une manière d’inciter l’abandon du courriel traditionnel pour les échanges moins formels.
Canaux épinglés
Une fonction qui manque dans la version actuelle de Teams. Pouvoir épingler des canaux pour conserver en haut de liste les équipes les plus utilisées. Une réorganisation avec liste personnalisée est attendue par les early adopters de l’outil Microsoft.
Tâches dans Teams
Microsoft a prévu de rajouter un volet de tâches dans Teams. On pourra le personnaliser et y insérer des tableaux, des images, des graphiques, des horaires ou des listes.
Yammer x Teams
Microsoft veut intégrer Yammer dans Teams pour donner un accès rapide aux communautés et aux événements présents dans le réseau social d’entreprise. Des sondages et enquêtes pourraient aussi être ajoutés. MS signe donc le début de la fin de vie de Yammer.
Logiciel de communication d’entreprise qui va devenir aussi connu que Skype ou Outlook, Microsoft Teams souffre encore de sa jeunesse et de nombreuses fonctions pourtant utiles sont encore absentes du programme. Microsoft travaille évidemment à rendre meilleur son logiciel mais il y a peut-être un décalage avec la réalité, les utilisateurs ayant parfois d’autres priorités que le développeur de l’application.
En tant que simple utilisateur du produit Teams, il est possible de faire des requêtes pour ajouter de nouvelles fonctions, modifier une action perturbante ou demander le retour d’une fonctionnalité supprimée. On peut aussi simplement voter pour les idées déjà proposées. Cela se passe sur Microsoft Teams UserVoice. Aussi, Microsoft met en ligne une partie de sa roadmap éditeur pour que l’on sache ce qui sera bientôt distribué dans les prochaines mises à jour Office 365 et Teams.
Tout ne sortira certainement pas en 2019 ni en 2020. Il faudra donc s’armer de patience et reporter les migrations Slack vers Teams, Skype vers Teams ou simplement pour l’adoption de la solution de travail collaboratif Microsoft Teams.
Teams : les futures fonctions les plus demandées
1. Le support des canaux privés (private channels)
Une demande simple, depuis longtemps disponible sur Slack. Les canaux privés permettent de discuter en direct avec des membres, au lieu de devoir créer des équipes comme actuellement avec Teams. Une demande faite depuis novembre 2016, qui a recueilli plus de 22 000 votes et enfin approuvée en juillet 2019 par les ingénieurs Microsoft Teams.
2. Intégrer les calendriers de groupe Office 365 dans Teams
Un accès en un clic à ces agendas de groupes Office 365 pour avoir un aperçu des tâches et rendez-vous qui concernent plusieurs personnes.
3. Le multi-comptes
Avec Teams, pour l’instant, impossible de se connecter à plusieurs comptes en même temps. Il est nécessaire de déconnecter un compte pour se loguer avec une autre adresse e-mail. Cela est très contraignant pour les personnes qui travaillent avec différentes organisations, comme le métier de consultant par exemple. Aujourd’hui, si chaque entité utilise Office 365 et Teams, il faut jouer des connexions / déconnexions pour voir les messages reçus, accéder à un fichier, etc. Sur ce point, Slack gère très bien les multiples espaces de travail avec différents comptes ou avec la même adresse de courriel.
4. Mode d’affichage compact
Microsoft Teams s’utilise idéalement en plein écran mais ce n’est pas la volonté de tout le monde. Le mode compact a l’intérêt de pouvoir garder un oeil sur une conversation rapide tout en faisant d’autres choses sur les applications ouvertes en même temps. Là encore, la demande rencontre du succès, certainement appuyé par le fait que cette possibilité est donnée par Slack, le principal concurrent de Teams.
5. Une application Teams pour Linux
Teams est actuellement compatible avec les ordinateurs Windows et macOS, ainsi que sur les smartphones Android et iOS (iPhone). Les distributions Linux sont oubliées, ce qui est un frein au déploiement de la solution en entreprise. En effet, il n’est pas rare d’avoir quelques postes Linux au service informatique d’une société et cela empêche donc la démocratisation de l’outil. Utiliser Teams dans un onglet web n’est pas optimal, il est nécessaire que Microsoft publie un vrai client logiciel en .deb (Debian, Ubuntu…) et .rpm (Fedora, Red Hat, CentOS…) pour que les entreprises migrent totalement sur Teams. Là encore, Slack est compatible Linux depuis quelques années.
6. Un mode multi-fenêtres pour le chat
Plusieurs conversations simultanées avec une fenêtre dédiée pour chacune. C’est le besoin de plus de 8 000 personnes d’après le UserVoice Teams. Microsoft répond travailler sur le sujet pour apporter la meilleure façon de le faire.
La messagerie collaborative B2B Microsoft Teams gagne du terrain dans les entreprises. Complètement intégré dans la suite Office 365, on y accède par une application dédiée ou en web app (lien). Officiellement lancé fin 2016, Teams n’a été poussé par Microsoft que bien plus tard et ce n’est que courant 2018 et 2019 que l’outil a été poussé pour remplacer de nombreux autres logiciels maison. Les choses ont été difficiles à intégrer par les DSI qui ont reçu des informations parfois contradictoire sur le futur des applications maintenues ou non par Microsoft. Exemple, Skype Enterprise qui avait pris le pas sur Lync a ensuite été mis de côté au profit de Teams, tout en sortant ensuite une version Skype for Business 2019. Ce qui est aujourd’hui sûr, c’est que Microsoft Teams sera un incontournable de la communication en entreprise et rassemblera de nombreux services au sein d’une seule interface.
En ce mois de juillet 2019, Microsoft revendique 13 millions d’utilisateurs actifs par jour dans le monde de sa solution collaborative, regroupés dans 500 000 organisations. Le fait que le logiciel soit intégré dans les abonnements Office 365 et qu’il remplace Skype sont deux facteurs qui expliquent cette croissance rapide. 13 millions, soit mieux que l’ancien leader Slack.
Skype (for Business) : messagerie instantanée et vidéoconférence (comme Messenger de Facebook et WhatsApp)
SharePoint : GED, serveur de documents
OneDrive : partage de fichiers
OneNote : prise de notes
Yammer : réseau social d’entreprise
Planificateur : gestion de projets et de tâches
D’autres onglets intégrés à l’application permettent de lier des outils tiers tels que Google G Suite, Salesforce, MailChimp… L’intérêt est donc d’avoir une seule interface pour accéder à toutes ces fonctions, au lieu d’avoir une application par usage ou par service.
Partage de fichiers
L’outil Microsoft Teams est parfait pour travailler sur des fichiers seul ou simultanément avec des collègues. Vos fichiers seront stockés sur un site SharePoint créé avec les membres de l’équipe en question. Vous utiliserez donc les ressources SharePoint à travers Teams, de manière transparente. Ces fichiers sont d’ailleurs accessibles via la fonction « Ouvrir dans SharePoint » pour les apercevoir dans une interface SharePoint. Chaque fichier ne peut dépasser la taille de 15Go.
Déploiement de l’application Teams
Pour les administrateurs IT, les Policy packages du Teams admin center seront bientôt disponibles pour déployer le logiciel Teams sur le parc informatique. Cependant, le programme est automatiquement installé si l’utilisateur télécharge Office 365 Business Premium ou E3. Et il se lance tout seul dans la session de l’utilisateur, même si on ne souhaite pas faire usage de l’outil.
Microsoft Teams est un logiciel alternatif au célèbre Slack. Maintenant intégré dans les comptes Office 365 Business Premium et Essentials, il existe même une version gratuite pour les entreprises et les organisations qui ne sont pas abonnées à Office 365.
Pour une utilisation avancée et plus efficace du logiciel, voici la liste de tous les raccourcis clavier de l’application Desktop et de la version Web de Microsoft Teams. Une ressource indispensable pour gagne du temps, économiser des kilomètres de souris et passer pour un poweruser aux yeux des collègues !
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