Bientôt les vacances, il faut prévenir vos interlocuteurs que vous ne répondrez qu’à votre retour. Avec un logiciel de messagerie comme Outlook, il est possible de configurer un message automatique qui sera envoyé aux expéditeurs, en leur signalant qu’ils peuvent joindre quelqu’un d’autre ou simplement patienter jusqu’à votre retour de congé.

 

Configurer un message d’absence sur Outlook 2010 et 2013

Dans Outlook 2010 et 2013, cliquer sur le menu Fichier puis sur le bouton Réponses automatiques.

tutoriel Outlook 2010 2013 absence bureau

 

Configurer un message d’absence sur Outlook 2007

Avec Outlook version 2007, ouvrir le menu Outils et choisir Gestionnaire d’absence du bureau.

tutoriel Outlook 2007 absence bureau

 

Rédiger le message de réponse automatique en cas d’absence du bureau

1. Cocher la ligne « Envoyer des réponses automatiques« .

2. Dans le cas de vacances, cocher « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps » et configurer la période d’absence.
Dans le cas du départ d’un collaborateur, inutile de cocher cette partie car il n’y a pas de date de fin.

3. Il est possible d’adresser un message différent, selon s’il s’agit d’un expéditeur interne à l’entreprise (un collègue) ou en dehors de l’organisation (un client, un fournisseur, etc). La rédaction du message sera plus ou moins soignée mais on peut très bien afficher le même message (copier, coller).

4. Tout en bas, le bouton Règles permet par exemple de transférer certains messages urgents sur une boite personnelle ou à un collègue (supérieur ou subordonné) qui traitera le mail durant cette absence.

tutoriel Outlook reponse automatique vacances